Udienze in videoconferenza con Microsoft Teams

Le udienze in videoconferenza si svolgeranno con Microsoft Teams (cfr Ministero della Giustizia, 10/3/2020).

La proposta

L’Ordine degli Avvocati di Roma ha pubblicato sul proprio canale YouTube una sintetica guida per partecipare ad un’udienza in videoconferenza.

La soluzione ipotizzata dall’Ordine degli Avvocati di Roma è senz’altro da sostenere per i seguenti motivi:

  • è semplice sia per i Giudici sia per gli Avvocati,
  • non presuppone l’installazione del software Microsoft Teams da parte degli Avvocati,
  • presuppone soltanto la disponibilità di un browser compatibile (es. Chrome e Firefox).

Nella sostanza,

  • il Giudice, che ha l’accesso alla “organizzazione” del proprio Ufficio Giudiziario, recapita agli Avvocati, esterni rispetto a detta “organizzazione”, l’invito a partecipare a una videoconferenza, in un giorno e in un’ora prestabilita (l’udienza);
  • gli Avvocati, nel giorno e nell’ora prestabilita, potranno entrare nell’aula di udienza virtuale e, accertata la presenza di tutti gli invitati, il Giudice potrà aprire l’udienza.

Tale sistema è analogo a quello usato dalla maggior parte dei software di videoconferenza, come rappresentato nel video di seguito riportato, in cui viene illustrato come programmare una videoconferenza Skype e Hangouts.

L’analogia risiede nel fatto che Microsoft Teams a breve sostituirà e includerà Skype for Business, come chiarito dalla stessa Microsoft.

L’alternativa

C’è chi ha ipotizzato un’alternativa rispetto alla soluzione illustrata più sopra:

  • il Giudice, anziché limitarsi ad invitare gli Avvocati ad una videoconferenza programmata, prima dell’udienza crea un teams per ogni fascicolo (nominandolo con il numero di ruolo generale);
  • in tal modo, gli Avvocati ottengono un account all’interno della “organizzazione” del Giudice;
  • il Giudice, al momento dell’udienza, avvia una videoconferenza di gruppo con i membri del teams.

Tale alternativa presenta importanti criticità.

La prima è di carattere logico: ogni Avvocato ha la propria “organizzazione”, che è diversa dalla “organizzazione” dell’Ufficio Giudiziario.

Proiettando tale premessa nel funzionamento del software si giungerebbe a risultati anomali.

Nell’immagine che segue vengono illustrate le “organizzazioni” di un singolo account Microsoft Teams.

Se ogni Ufficio Giudiziario creasse un team per ogni pratica l’elenco illustrato nella figura che precede potrebbe essere infinito.

Nell’immagine che segue, invece, vengono illustrati i teams creati all’interno di una singola “organizzazione”.

Se ogni Giudice volesse creare un teams per ogni fascicolo che ha in carico è evidente che il numero dei teams sarebbe eccessivo.

Anche ipotizzando questo scenario, qualora il Giudice ritenesse di avviare la videoconferenza all’interno del teams creato, gli Avvocati che fanno parte del teams potrebbero non essere raggiungibili, poiché connessi con una diversa “organizzazione”, la propria.

Infatti, ogni Avvocato, per partecipare all’udienza, dovrebbe ricordarsi di selezionare la “organizzazione” corretta, tra un numero elevatissimo di “organizzazioni”.

Considerazioni conclusive

Microsoft Teams, al pari di altri, è un ottimo strumento per le videoconferenze.

Tuttavia, adottare una soluzione eccessivamente complessa può seriamente ostacolare l’avvio delle udienze in videoconferenza.

L’alternativa sopra prospettata, probabilmente, è stata mutuata nell’ambito scolastico o universitario, in cui i teams corrispondono alle classi di studenti.

Nell’ambito della giustizia la logica è evidentemente diversa.

Quindi, ben venga la soluzione ipotizzata dell’Ordine degli Avvocati di Roma.