Le linee operative di Legal Affairs
- sono volte a garantire tempestività ed efficienza all’attività professionale svolta,
- sono utili per verificare la prestazione resa dai singoli Professionisti, assicurando la massima trasparenza di gestione.
Costituzione del Team
Ad esito delle consultazioni con il Cliente, verificate le esigenze dello stesso, verrà proposta la costituzione di un Team di Professionisti, ognuno dotato di specifiche competenze.
La gestione in Team dell’attività professionale consente di fornire un’assistenza completa e personalizzata nella soluzione dei problemi legali.
Il Team sarà coordinato da un Professionista che diventerà l’interlocutore principale del Cliente.
Gestione dei documenti
Documenti cartacei
Il Cliente, salvo casi eccezionali, trattiene i documenti cartacei originali e fornisce ai Professionisti una copia scansionata degli stessi, dichiarando che dette copie sono la fedele riproduzione dell’originale in suo possesso.
Laddove il Cliente non fosse nelle condizioni di consegnare una copia scansionata dei documenti, potrà consegnare ai Professionisti di Legal Affairs delle copie fotostatiche.
Il Professionista che riceverà le copie fotostatiche provvederà a scansionarle e a condividerle con gli altri Professionisti del Team.
L’acquisizione dell’immagine verrà effettuata a mezzo scanner in formato .pdf, con una risoluzione massima di 300dpi.
Ogni documento sarà scansionato in un singolo file.
Documenti digitali
Il Cliente fornisce ai Professionisti di Legal Affairs una copia del documento digitale da esaminare.
Qualora il documento consista in una e-mail, il Cliente fornisce una copia della stessa in formato .eml.
Fascicolo della pratica
Il Professionista che riceve documenti in formato digitale o che provvede alla scansione delle copie fotostatiche o degli originali, li condividerà con il Team, avendo cura di verificare che ogni file corrisponda a un documento.
Il Professionista, nel condividere i documenti con il Team, provvederà preliminarmente a rinominare i files con il seguente criterio:
- se si tratta di una e-mail, “anno.mese.giorno ora.minuti autore del documento” (es. 2020.01.15 10.15 Tizio);
- se si tratta di un altro documento, “anno.mese.giorno autore del documento” (es. 2020.02.06 Tribunale, 2020.03.08 Tizio)..
Tale semplice operazione è necessaria affinché i files trovino la loro automatica collocazione cronologica nel fascicolo telematico (ciò ridurrà sensibilmente i tempi di consultazione e di ricerca del singolo documento).
La condivisione dei files acquisti e ricevuti dovrà essere effettuata a mezzo e-mail indirizzata a tutti i membri del Team.
Il Professionista coordinatore del Team, ricevuti i files, si prenderà cura di inserirli nella cartella digitale condivisa con il Team stesso e con il Cliente, in modo tale che quest’ultimo potrà monitorare costantemente i dati personali e di documenti a lui riferibili.
Esame e studio della pratica
I Professionisti che esaminano i documenti ricevuti e svolgono gli approfondimenti in fatto o in diritto dovranno sempre condividere il proprio lavoro con il Team, sia per evitare inutili duplicazioni e/o inefficienze, sia per consentire agli altri di fornire a loro volta il proprio contributo.
Pertanto, il lavoro svolto da ogni Professionista si tradurrà in un sintetico report in cui si illustreranno i fatti, le norme e i principi con una puntuale indicazione della fonte di cognizione, fonte che verrà allegata al report stesso in modo ordinato (es. precedente giurisprudenziale).
Il file contenente il report verrà rinominato con i criteri indicati più sopra (es. 2020.03.08 Tizio).
Tutti i Professionisti del Team, se lo riterranno opportuno, forniranno il proprio contributo nei termini indicati dal Professionista coordinatore, il quale fisserà una videoconferenza ogni qualvolta sarà necessario, se del caso con la partecipazione del Cliente.
L’obiettivo sarà quello di comprendere le esigenze effettive del Cliente, in modo da rendere più che soddisfacente l’attività professionale richiesta dal medesimo.
Svolgimento della prestazione professionale
Il Coordinatore del Team assegnerà le attività da svolgere ad ogni membro del Team stesso, verificate le esigenze e le competenze di ognuno.
Qualora l’attività assegnata al singolo Professionista consista nello scambio di corrispondenza e/o nella notifica e/o nel deposito di un atto, il Professionista, ove possibile, ne anticiperà una bozza al Team, in modo tale che il Coordinatore abbia la possibilità di consultarsi preventivamente con il Cliente.
In ogni caso, chiunque svolga la prestazione professionale dovrà farlo d’intesa con gli altri componenti del Team e, in caso di disaccordo, d’intesa con il Coordinatore.
Relazione della prestazione professionale
Il singolo Professionista relazionerà al Team in modo dettagliato l’attività svolta dal medesimo, indicando i successivi adempimenti da svolgersi.
La relazione, a titolo esemplificativo, dovrà indicare
- il tempo impiegato;
- le spese sostenute;
- una sintetica esposizione dei fatti accaduti e delle impressioni percepite;
- le scadenze future, i rinvii ed eventuali suggerimenti.
Dovranno essere allegati alla relazione i documenti attestanti i fatti riferiti, come ad esempio
- scontrini, fatture e ricevute attestanti le spese sostenute;
- verbali;
- documenti comunque acquisiti.